Les 4 étapes-clés pour un certificat de salaire réussi

Le certificat de salaire est une obligation légale de l’employeur envers ses collaborateurs. Mais ce formulaire, plein de rubriques à remplir, peut paraître complexe. Voici donc 4 étapes-clés pour vous guider dans l’élaboration de ce document.

Avant de se lancer avec le formulaire, il vaut mieux préparer une vision d’ensemble des salaires et autres données chiffrées liées aux employés.

Pour ce faire, le plus aisé est de regrouper toutes les fiches de paie, les autres montants versés aux employés et de lister toutes les prestations, cadeaux, remboursement de frais, voiture de service ainsi que les déductions qui ont eu lieu durant l’année civile en question.

Ensuite, il convient de faire un tableau avec une colonne par employé et une ligne par type de prestation ou déduction. Il doit contenir au minimum les lignes suivantes :

• Salaire brut
• Cotisations sociales hors LPP
• Cotisation LPP

L’ajout de lignes supplémentaires dépend des situations individuelles. Ce tableau résume ainsi l’ensemble des données chiffrées utilisées pour remplir les certificats de salaire. En outre, il pourra faire office de source d’information en cas de questions des collaborateurs ou de l’Administration fiscale.

Les logiciels de gestion de la paie permettent de faire un export de ces différentes informations en quelques clics pour autant que les données aient été renseignées durant l’année. La plupart préparent également les certificats de salaire qu’il s’agit dès lors de contrôler. Si vous utilisez un de ces logiciels, reportez-vous directement à l’étape 4 que vous utiliserez comme moyen de contrôle des documents établis automatiquement.

Le formulaire de certificat de salaire peut être obtenu de 3 façons :

A cette étape, il s’agit d’indiquer les données aux bons endroits sur le certificat de salaire. Sur la gauche de chaque case se trouvent des lettres ou des chiffres qui seront utilisés dans la suite de ce texte pour les identifier.

• La case « A » doit être cochée pour indiquer que le document concerne un employé.
• Les cases « B » et « C – No AVS » doivent rester vides.
• Les données personnelles du collaborateur doivent être indiquées sous « C - Nouveau numéro AVS » et « H » (ses nom, prénom et adresse).
• « D » et « E » doivent contenir l’année concernée par le document, respectivement les dates de début et fin d’activité de l’employé dans l’entreprise durant l’année en question.
• « F » et « G » doivent être remplis si le collaborateur a une voiture de service, respectivement des repas de midi à prix réduit ou offerts. Il existe différentes variantes pour ces prestations. Aussi, il est conseillé de se renseigner auprès d’un spécialiste.
• Les chiffres « 1 » à « 7 » permettent de déclarer les salaires et autres prestations reçus par l’employé. En particulier, le salaire mensuel brut, y compris les allocations familiales, sera indiqué sous « 1 » et les bonus ou primes sous « 3 ». Leur somme est à saisir sous « 8 – Salaire brut total ».
• Sous « 9 » est renseignée la somme des différentes cotisations aux assurances sociales, hors LPP qui est indiquée au chiffre « 10.1 ».
• Le chiffre « 11 » correspond au montant indiqué sous « 8 » moins ceux des cases « 9 » à « 10.2 ».
• Sous le chiffre « 12 » seront saisies les retenues de l’impôts à la source s’il y en a.
• Les indications des chiffres « 13 » et « 14 » sont spécifiques à des remboursements de frais. Un spécialiste pourra vous indiquer comment les remplir au plus juste.
• Sous « 15 » peuvent être communiquées les différentes observations comme le prélèvement des PC Famille sur Vaud ou le montant des allocations familiales compris dans le salaire brut.
• Les données de l’employeur sont indiquées au point « I » ainsi que son timbre et sa signature.

En cas d’hésitation ou prestations particulières, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste. Ceci vous assurera de remplir ce document correctement et vous évitera de passer du temps en recherche d’informations. Le guide d’établissement du certificat de salaire peut également vous être utile.

Une fois le certificat de salaire terminé, contrôlé et signé, il s’agit de le remettre à l’employé. L’usage veut que deux exemplaires lui soient remis. Cependant, comme les documents ne sont plus systématiquement demandés lors de la déclaration d’impôts, un seul exemplaire est maintenant tout à fait suffisant.

Les collaborateurs apprécient de recevoir leur certificat de salaire avant la fin du mois de février. Cela leur permet d’avoir un délai de deux semaines pour établir leur déclaration d’impôts. Dans les six cantons romands, un exemplaire de ce document doit également être remis à l’Administration fiscale cantonale pour chacun des employés.

Il ne vous reste maintenant plus qu’à archiver ces données et documents en vue d’éventuelles questions de la part des collaborateurs ou de l’Administration fiscale. Et, avec un peu de chance, vous ne les ressortirez que l’année prochaine à la même période.