Einkaufsprozesse - der Grund, warum Unternehmensprozesse nicht für Selbstständige geeignet sind.

Diese Woche betrachte ich die vorgefasste Vorstellung, dass ein Kaufprozess für ein Unternehmen für einen Selbständigen geeignet ist.

Zuerst werde ich mir ansehen, warum das passiert, dann werde ich den Kaufprozess beschreiben, den die meisten von uns kennen, den Unternehmensprozess. Dann werde ich mir den selbstständigen Kaufprozess ansehen und erklären, warum er sehr unterschiedlich ist. Abschließend werde ich die wichtigsten Takeaways zusammenfassen.

Lasst uns anfangen!

Warum denken die Menschen immer wie ein Unternehmen?

Meiner Meinung nach kommt es aus zwei Quellen.

Erstens, für die meisten von uns ist unsere erste Geschäftserfahrung die als Mitarbeiter in einem Unternehmen. Für mich war es ein Sommerpraktikum in der lokalen Bank, wo ich geboren wurde. Ich unterstützte das Team, das die Unterschrift des Kunden auf den großen Einzahlungsscheinen kontrollierte. Der Prozess war klar definiert. Sie lehrten mich genau, was ich tun musste und wen ich fragen sollte, ob ich mir nicht sicher war. Der Prozess war sehr detailliert mit Check and Balances, um sicherzustellen, dass niemand das System betrügen konnte. Die Manager hatten einen komplexen Prozess, um sicherzustellen, dass ich eine große Zahlung nicht allein genehmigen konnte. Das ist absolut sinnvoll, denn wenn ich einen Fehler machen würde, wäre die Bank dafür gegenüber dem Kunden verantwortlich.
Wir glauben also, dass die Unternehmensprozesse die richtigen sind, denn das ist derjenige, den wir in unserem Berufsleben kennen und erleben.

Zweitens lehren uns die Schulen, was wir wissen sollten, von Sprachen bis Mathematik, von Physik bis Biologie, von IT bis Buchhaltung. Wenn Sie, wie ich, einen Buchhaltungskurs besucht haben, liegt der Schwerpunkt der Schulen auf den Unternehmensprozessen. Meiner Meinung nach ist es so, weil die Unternehmensprozesse viel komplizierter sind als bei einer Selbständigkeit und die Buchhaltungsklassen auch dazu da sind, die Studenten auf das Berufsleben vorzubereiten.
Die Schule lehrt uns mehr Unternehmensprozesse.

Aus diesen beiden Gründen neigen die Menschen dazu, zu denken, dass Unternehmensprozesse die richtigen sind und dass eine andere Art zu handeln falsch ist.

Die Unternehmensprozesse - was wir alle für die "Regel" halten, ist es aber nicht.

Lassen Sie uns den "normalen" Einkaufsprozess eines KMU in der Schweiz beschreiben, dies ist eine Verallgemeinerung. Wenn der Prozess in Ihrem Unternehmen nicht ganz ähnlich ist, ist dies mehr als möglich. Bitte beschreiben Sie es in den Kommentaren unten. Ich werde sicher antworten.

Wenn jemand etwas kaufen will, erzeugt er eine Kaufnachfrage, eine interne Form, in der das, was gekauft werden muss, warum es benötigt wird und wie viel es kostet. Dies ist ein internes Dokument, das an den Manager gesendet wird.

Der Manager überprüft die Einkaufsnachfrage. Wenn der Manager über das verfügbare Budget verfügt, der Betrag innerhalb seines Kauflimits liegt und den Kauf akzeptiert, unterzeichnet er ihn. Der genehmigte Einkaufsbedarf geht an den Einkauf. Wenn der Antrag nicht genehmigt wird, geht er an die Person zurück. Wenn der Betrag zu hoch ist oder der Manager kein Budget hat, sendet der Manager ihn in der Regel an seinen Vorgesetzten, etc.....

Sobald der Einkauf die genehmigte Einkaufsanforderung erhält, beginnt er, Angebote von verschiedenen Lieferanten einzuholen. Er prüft die Angebote und gibt eine Empfehlung ab. Die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, oder ihr Vorgesetzter treffen in der Regel die Entscheidung, welche Option sie kaufen möchten. Die Optionen sollten innerhalb eines bestimmten Bereichs der Kaufnachfrage liegen.

Der Einkauf bestellt dann die Waren oder Dienstleistungen.

Nach erfolgter Lieferung füllt die Person, die das gekaufte Dokument ausgefüllt hat, oder ihr Vorgesetzter einen Lieferschein aus und sendet ihn an das Einkaufsteam. In einigen Unternehmen gibt es Delivery-Teams, die dies tun.

Die gelieferten Waren oder Dienstleistungen werden anhand der Bestellung überprüft, und wenn alles übereinstimmt, geht es zur Zahlung an die Zahlungsabteilung. Sobald die Zahlung erfolgt ist, geht sie an die Buchhaltung für die Buchhaltung und das Berichtswesen. Der Prozess ist abgeschlossen.

Solche Prozesse haben viele Vorteile. Eine davon ist, dass bei jedem Schritt des Prozesses jemand dafür verantwortlich ist. Wenn etwas schief geht, kann man herausfinden, wer einen Fehler gemacht hat und in der Regel warum. Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter nur einen Teil des Prozesses kennen und beherrschen muss.

Die meisten von uns denken an einen ähnlichen Prozess wie diesen, wenn sie an den "Kaufprozess" denken.

Bei den selbstständigen Prozessen - Schnelltipp - dreht sich alles um Effizienz.

Der Selbständige hat keinen Manager. Sie/Er ist vom Anfang bis zum Ende verantwortlich. Der Prozess sieht in der Regel so aus.

  1. Die Selbständigen wollen etwas kaufen.
  2. Er/sie überprüft das verfügbare Geld auf dem Bankkonto (optionaler Schritt).
  3. Er/sie bittet um ein paar Angebote. (per Telefon oder E-Mail)
  4. Nach Erhalt der Angebote beschließt sie, mit welcher Option fortzufahren oder nicht.
  5. Sobald die Bestellung aufgegeben wurde (per Telefon oder E-Mail), werden die Waren oder Dienstleistungen geliefert.
  6. Der Selbstständige prüft die Lieferung, nimmt sie an oder nicht, und leistet dann die Zahlung auf der Grundlage der Rechnung.

Die einzige Person im gesamten Prozess ist der Selbständige. Sie müssen nicht noch einmal überprüfen, wer was getan hat. Der einzige erforderliche Beleg für die Buchhaltung in der Rechnung. Eine Kopie der Angebote und Aufträge aufzubewahren, ist eine gute Idee, aber für Ihre Buchhaltung nicht erforderlich.

Wichtige Anlaufstellen für Selbständige

Der selbstständige Kaufprozess ist demjenigen sehr ähnlich, den wir alle zu Hause machen, wenn wir etwas für uns kaufen. Am wichtigsten ist der Zahlungsnachweis auf dem Kontoauszug. Ich kenne dich nicht, aber ich sorge dafür, dass ich den Zahlungsnachweis behalte, wenn es ein Garantieproblem mit dem, was ich gekauft habe, gibt!

Im Vergleich zum Unternehmenskaufprozess ist der selbständige Prozess extrem schlank, schnell und unkompliziert.

Daher bietet die von Unternehmen verwendete Software viele Funktionalitäten, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden. Durch den Einsatz einer Unternehmenssoftware als Selbstständiger verkomplizieren Sie Ihre Arbeitsweise übermäßig. Dadurch verlieren Sie Zeit und Geld.

Wenn Sie selbständig sind, empfehle ich Ihnen, eine spezielle Software zu verwenden, die auf Ihre Bedürfnisse und Ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist. Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf unsere Buchhaltungs- und Abrechnungslösung für Selbständige: EZYcount. Wenn du eine Demo willst, nimm einfach eine mit hier: Buchen Sie eine Demo

Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Kommentare haben, schreiben Sie diese bitte unten. Ich bin gespannt, ob Sie auch sehen, dass selbständige Einkaufsprozesse effizient sind! Auch wenn Sie möchten, dass ich das Gleiche für einen anderen Geschäftsprozess tue, schreiben Sie es unten.

Ich wünsche dir eine schöne Woche.
Vivien, CEO EZYcount

Vivien Fuhrer
 

Vivien is EZYcount and EZYinvoice co-founder. He has many years of experience in accounting as financial director. Vivien is passionate about new technologies and how these can simplify our lives. He also enjoys hiking and surfing🏄.

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