Processus d'achat - la raison pour laquelle les processus d'entreprise ne conviennent pas aux indépendants

Cette semaine, j'examine l'idée préconçue selon laquelle le processus d'achat d'une entreprise correspond à celui d'un indépendant.

Tout d'abord, je vais examiner pourquoi cela se produit, puis je vais décrire le processus d'achat que la plupart d'entre nous connaissons, le processus de l'entreprise. Ensuite, j'examinerai le processus d'achat des indépendants et les raisons pour lesquelles il est très différent. Enfin, je résumerai les principaux points à retenir.

Commençons !

Pourquoi les gens ont-ils tendance à toujours penser comme une entreprise ?

À mon avis, cela provient de deux sources.

Premièrement, pour la plupart d'entre nous, notre première expérience au travail est celle d'un employé d'une entreprise. Pour moi, c'était un stage d'été dans la banque locale où je suis né. Je soutenais l'équipe qui contrôlait la signature des clients sur les bulletins de versement. Le processus était bien défini. Ils m'ont appris exactement ce que je devais faire et à qui demander si j'étais incertain. Le processus était très détaillé et comportait des mécanismes de contrôle pour s'assurer que personne ne puisse tricher avec le système. Les chefs avaient un processus complexe pour s'assurer que je ne pouvais pas approuver seul un paiement important. C'est tout à fait logique, car si je faisais une erreur, la banque en serait responsable à l'égard du client.

Nous croyons donc que les processus de l'entreprise sont les bons parce que c'est celui que nous connaissons et que nous rencontrons le plus souvent dans notre vie professionnelle.

Deuxièmement, les écoles nous enseignent ce que nous devrions savoir, des langues aux mathématiques, de la physique à la biologie, de l'informatique à la comptabilité. Si vous avez, comme moi, suivi au moins un cours de comptabilité, les écoles se concentrent sur les processus de l'entreprise. À mon avis, c'est parce que les processus de l'entreprise sont beaucoup plus compliqués que ceux d'un indépendant et que les cours de comptabilité sont également là pour préparer les étudiants à la vie professionnelle.
L'école nous apprend plus des processus d'entreprise.

Sur la base de ces deux raisons, les gens ont tendance à penser que les processus de l'entreprise sont les bons et qu'une autre façon de faire est mauvaise.

Les processus de l'entreprise - ce que nous pensons tous être la "règle" mais qui ne l'est pas.

Décrivons le processus d'achat "standard" d'une PME en Suisse, c'est une généralisation. Si le processus dans votre entreprise n'est pas exactement similaire, c'est plus que possible. Vous pouvez le décrire dans les commentaires ci-dessous. Je ne manquerai pas d'y répondre.

Quand quelqu'un veut acheter quelque chose, il ou elle crée une demande d'achat, qui est un formulaire interne où l'on indique ce qui doit être acheté, pourquoi il est nécessaire et combien cela coûte. Le document est envoyé au ou à la chef(fe).

Le/la chef(fe) examine la demande d'achat. Si le/la chef(fe) dispose du budget disponible, le montant est dans sa limite d'achat et accepte l'achat, il/elle le signe. La demande d'achat approuvée est transmise au service des achats. Si la demande n'est pas approuvée, elle revient à la personne. Si le montant est trop élevé ou si le/la chef(fe) n'a pas de budget, en général le/la chef(fe) l'envoie à son/sa chef(fe), etc....

Une fois que le service des achats reçoit la demande d'achat approuvée, il demande des offres à différents fournisseurs. Il examine les offres et fait une recommandation. La personne qui a passé la commande d'achat ou son responsable prend généralement la décision de l'option à acheter. Les options doivent se situer à l'intérieur d'une fourchette de prix de la demande d'achat.

Le service Achats commande ensuite les produits ou les services.

Une fois la livraison effectuée, la personne qui a rempli l'ordre d'achat ou son/sa responsable remplit un bon de livraison et l'envoie à l'équipe achats. Dans certaines entreprises, il y a des équipes de livraison qui le font.

Les biens ou services livrés sont vérifiés par rapport à ce qui a été commandé et si tout correspond, ils sont envoyés au service de paiement pour paiement. Une fois le paiement effectué, il est transmis au service de comptabilité pour la tenue de la comptabilité et les rapports financiers. Le processus est terminé.

De tels processus présentent de nombreux avantages. Premièrement, à chaque étape du processus, quelqu'un doit rendre compte. Si quelque chose tourne mal, il est possible de savoir qui a fait une erreur et pourquoi. Une autre raison est que chaque employé n'a besoin de connaître et de maîtriser qu'une partie du processus.

La plupart d'entre nous pensent à un processus similaire à celui-ci lorsqu'il s'agit de "processus d'achat".

Les processus des indépendants - une info rapide - c'est une question d'efficacité.

Les indépendants n'ont pas de chef. Il ou elle est responsable du début à la fin. Le processus est le suivant:

  1. Les indépendants veulent acheter quelque chose.
  2. Il/elle vérifie l'argent disponible sur le compte bancaire (étape facultative)
  3. Il demande quelques offres. (par téléphone ou par courriel)
  4. Une fois les offres reçues, il/elle décide de continuer avec quelle option ou non.
  5. Une fois la commande passée (par téléphone ou par courriel), les biens ou services sont livrés.
  6. L'indépendant vérifie la livraison, l'acceptent ou non, puis effectuent le paiement sur la base de la facture.

La seule personne dans tout le processus est l'indépendant. Pas besoin de revérifier qui a fait quoi. Le seul document requis pour la comptabilité est la facture. Conserver une copie des offres et des commandes est une bonne idée mais n'est pas nécessaire pour votre comptabilité.

Principaux points à emporter si vous êtes indépendant

Le processus d'achat d'un indépendant est très semblable à celui que nous utilisons tous à la maison lorsque nous achetons quelque chose pour nous. Le plus important est la preuve de paiement sur le relevé bancaire. Je ne sais pas comment vous faites mais personnellement, je m'assure de garder la preuve du paiement s'il y a un problème de garantie avec ce que j'ai acheté !

Comparé au processus d'achat d'une entreprise, le processus d'achat par un indépendant est extrêmement rapide et simple.

Les logiciels utilisés par les entreprises offrent donc de nombreuses fonctionnalités pour répondre à tous ces besoins. En utilisant un logiciel d'entreprise lorsque vous êtes travailleur autonome, vous compliquez à l'excès votre façon de travailler. Cela vous fait perdre du temps et de l'argent.

Si vous êtes indépendant, je vous recommande d'utiliser un logiciel dédié et adapté à vos besoins et à votre façon de travailler. Découvrez par exemple notre solution de comptabilité et de facturation dédiée aux indépendants : EZYcount. Si vous voulez une démo, prenez-en une avec moi ici : Réserver une démo

Si vous avez des questions, des remarques ou des commentaires, merci de les écrire ci-dessous. Je suis curieux de savoir si vous constatez également que les processus d'achat des indépendants sont efficaces ! Aussi, si vous voulez que je fasse la même chose pour un autre processus business, écrivez-le ci-dessous.

Passez une bonne semaine.
Vivien, CEO EZYcount

Vivien Fuhrer
 

Vivien is EZYcount and EZYinvoice co-founder. He has many years of experience in accounting as financial director. Vivien is passionate about new technologies and how these can simplify our lives. He also enjoys hiking and surfing🏄.

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